I. ZAMAWIAJĄCY: Gminny Ośrodek Kultury w Żelazkowie, Żelazków 134, 62-817 Żelazków
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie obsługi gastronomicznej podczas imprezy plenerowej pn "Dożynki gminne Żelazków 2014" organizowanej w dniu 24 sierpnia 2014 roku w godz. od 13.00 do 24.00 na terenie parku obok Urzędu Gminy w Żelazkowie.
2. Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia, który musi zapewnić oferent obejmuje co najmniej:
a) stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie, potrawy z rożna lub grilla, zapiekanki, hamburgery, hot-dogi, lody, gofry, pop-corn, wata cukrowa, napoje bezalkoholowe, napoje alkoholowe zawierające nie więcej niż 3,5% alkoholu. Niedozwolona jest sprzedaż napojów alkoholowych w twardych opakowaniach (tj. szkło, metal).
b) minimum 200 miejsc siedzących za stołami zabezpieczonych przed wpływem warunków atmosferycznych (parasole lub namioty)
c) Oferent będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen.
d) Oferent zobowiązany jest do ogrodzenia miejsca punktów sprzedaży, zapewnienia odpowiedniej liczby pojemników na odpady oraz zachowania czystości na obszarze konsumpcji w czasie trwania imprezy i po jej zakończeniu.
e) Oferent zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Zamawiającego w zakresie Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
f) Oferent zobowiązany jest do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Zamawiającego
g) Oferent zobowiązuje się do wydawania posiłków i napojów wyłącznie w naczyniach jednorazowych.
h) Oferent zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych
3. Warunki udziału w konkursie ofertowym
O obsługę gastronomiczną imprezy z wyłącznością mogą ubiegać się Oferenci, którzy:
1. Złożą oferty zgodnie z zakresem i opisem konkursu ofert oraz zadeklarują kwotę minimalną tj. 5000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych) za wyłączność na obsługę gastronomiczną imprezy.
2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności,
3. Udokumentują doświadczenie w obsłudze gastronomicznej imprez plenerowej (fotografie, referencje)
4. Opis sposobu i kryteria oceny
Oferent zobowiązany jest do podania kwoty, jaką może zapłacić za uzyskanie wyłączności. Cena musi zostać podana w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Przy ocenianiu ofert uznanych za ważne Organizator będzie się kierował wysokością wkładu pieniężnego zdeklarowanego przez Oferenta.
III. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ
1. nazwę firmy, adres, NIP, telefon, dane osobowe osób reprezentujących firmę
2. Oświadczenie o deklarowanej wysokości wpłaty za wyłączność na obsługę imprezy masowej
3. Oświadczenie o deklarowanej ilości punktów sprzedaży i ich asortymencie oraz zapotrzebowaniu na energię elektryczną.
4. Oświadczenie o deklarowanej ilości zapewnianych miejsc siedzących
5. Oświadczenie o zapoznaniu się z warunkami konkursu, projektem umowy oraz miejscem wstępnie wyznaczonym pod usługę gastronomiczną podczas trwania imprezy
IV. TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERTY
1. Oferty należy złożyć w Gminnym Ośrodku Kultury w Żelazkowie, Żelazków 134, 62-817 Żelazków w terminie do dnia 24 lipca 2014 r (liczy się data wpływu)
2. Oferty powinny zostać złożone w zamkniętych kopertach, zabezpieczonych w sposób zapewniający poufność złożonej oferty zaadresowanej w sposób następujący: "Oferta na obsługę gastronomiczną podczas Dożynek Gminnych Żelazków 2014". Ponadto na kopercie należy podać nazwę i numery telefonów oferenta.
V. ISTOTNE WARUNKI UMOWY
1. Umowa zostanie podpisana w terminie 7 dni od daty rozstrzygnięcia konkursu.
2. Umowa zostanie sporządzona i podpisana zgodnie z załączonym projektem stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia.
VI. USTALENIA KOŃCOWE
1. O wyborze oferty zadecyduje Komisja powołana przez Dyrektora GOK - u.
2. Rozstrzygnięcie konkursu ofert nastąpi w terminie do dnia 30 lipca 2014 roku.
3. W przypadku dwóch lub więcej ofert zawierających taką samą deklarowaną kwotę, oferenci zostaną zaproszeni telefonicznie do ustnej licytacji.
4. O rozstrzygnięciu postępowania Oferenci zostaną poinformowani telefonicznie, informacja zostanie zamieszczona na stronie GOK -u
5. Osoba do kontaktu: Lucyna Kaźmierczak tel. 62 7691300
ZAŁĄCZNIK
Umowa Nr............................
zawarta w dniu...................... w Żelazkowie pomiędzy Gminnym Ośrodkiem Kultury w Żelazkowie, Żelazków 134, 62-817 Żelazków reprezentowanym przez Dyrektora GOK -u Lucynę Kaźmierczak zwanym w dalszej części umowy "Zamawiającym"
a
..............................................NIP................................REGON.........................
Reprezentowaną przez:
...........................................................................
...........................................................................
Zwanym w dalszej części umowy "Wykonawcą"
1§
1. Przedmiotem umowy jest zlecenie "Wykonawcy" wyłonionemu w drodze ogłoszonego konkursu ofert zapewnienie obsługi gastronomicznej imprezy Dożynki Gminne Żelazków 2014 w dniu 24 sierpnia 2014 r.
2. Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia, który musi zapewnić Wykonawca obejmuje:
..................................................................................................................................
(zgodnie ze złożoną ofertą w dniu...............)
3. Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zysk Wykonawcy.
§2
Strony ustalają termin zrealizowania przedmiotu umowy przez Wykonawcę (zapewnienia obsługi gastronomicznej) na dzień 24 sierpnia 2014r.
§3
Zamawiającemu przysługuje od Wykonawcy opłata za zlecenie i przyznaną wyłączność na obsługę gastronomiczną imprezy w zakresie określonym w paragrafie 1 niniejszej umowy w wysokości................. słownie............................................................................
2. Wykonawca zobowiązuje się do wpłaty należności o której mowa w ust. 1 na rachunek bankowy Zamawiającego Nr............................................................................................... w
terminie do dnia 15 sierpnia 2014 r.
3. W przypadku nie wniesienia kwoty, o której mowa w ust 1 niniejszego paragrafu na rachunek bankowy Zamawiający może odstąpić od umowy i zlecić zapewnienie obsługi gastronomicznej imprezy innemu podmiotowi wybranemu przez Zamawiającego.
§4
1. Zamawiający wyznaczy Wykonawcy teren pod obsługę gastronomiczną
2. Zamawiający zabezpieczy Wykonawcy dostęp do energii elektrycznej
3. Wykonawca na wyznaczonym terenie zobowiązuje się do prowadzenia tylko takiej działalności, o której była mowa w ogłoszeniu
4. Wykonawca we własnym zakresie uzyska wszelkie zgody wymagane przepisami prawa na prowadzenie działalności gastronomicznej
5. Wykonawca zobowiązany jest korzystać z nieruchomości gruntowej oraz zorganizować obsługę w powyższym zakresie zgodnie z obowiązującymi przepisami
6. Wykonawca zobowiązuje się do rozstawienia miejsc konsumpcyjnych zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, ogrodzenia wskazanych miejsc konsumpcyjnych oraz utrzymania czystości w miejscach konsumpcji, w tym ustawienia odpowiedniej ilości pojemników na odpady
§5
Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielania zgody na ewentualną organizację przez rady sołeckie nieodpłatnej degustacji potraw związanych z programem imprezy i stoiskami promocyjnymi poszczególnych sołectw.
§6
1. Strony zastrzegają kary umowne w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od realizacji umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy zobowiązany jest on do zapłaty kary umownej w wysokości dwukrotności kwoty określonej w § 3 ust 1
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za niewykonanie umowy tj. brak obsługi gastronomicznej podczas imprezy lub za nienależyte wykonanie umowy w wysokości dwukrotności kwoty określonej w § 3 ust 1.
§7
Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej, w formie aneksu, pod rygorem nieważności
§8
Spory zaistniałe w wyniku realizowania umowy rozpatrywane będą przez sąd powszechny, właściwy dla siedziby Zamawiającego
§9
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego
2. Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Zamawiający: Wykonawca: